WEB DESAIN

Desain web adalah salah satu bidang desain yang mengumpulkan berbagai keahlian dalam satu tempat. Ini membuat banyak orang bingung ketika memulai belajar desain web. Haruskah belajar pemrogramannya terlebih dahulu? Ataukah harus memulai dengan mendesain di Photoshop? Artikel ini akan membahas beberapa tips yang mudah-mudahan mempermudah Anda untuk belajar desain web.
Pada saat ini desain web sudah semakin canggih, tampilan website pada saat ini sudah sangat bagus dan enak untuk di pandang mata, dengan barbagai elemen, efek, warna, dan kemampuan menyesuaikan diri dengan lebarnya layar (responsive).

1. Mulai dengan Mempelajari Desain Minimalis

Desain minimalis adalah gaya desain pertama yang harus Anda kuasai. Dalam desain minimalis, Anda dituntut untuk menghasilkan desain yang efektif tanpa perlu disibukkan dengan detail-detail yang tidak begitu penting. Dengan menguasai desain minimalis, maka sebenarnya Anda telah menjalankan tujuan utama yang diharapkan dalam desain web yaitu membuat situs yang berfungsi.

2. Selalu Memulai dengan Struktur yang Matang

Masalah yang sering terjadi adalah sering kali si desainer terlalu disibukkan dengan detail-detail kecil seperti tekstur, warna, atau font. Padahal hal penting pertama yang harus dipikirkan adalah merencanakan struktur situs. Sebuah blog memiliki struktur berbeda dengan portfolio karena isinya lebih cepat diperbarui. Blog perusahaan memiliki gaya berbeda dengan blog personal.

Oleh karena itu, langkah awal mendesain web tidak dilakukan di Photoshop. Tapi, dengan coretan-coretan pensil di selembar kertas. Detail-detail kecil seperti tekstur atau warna situs bisa diputuskan setelah struktur penting berhasil diperoleh.

3. Selalu fokus Pada Fungsi

Web desainer bukanlah seorang seniman. Web desainer adalah seorang desainer yang memiliki tugas menyampaikan pesan melalui situs. Jadi, fokuslah pada fungsi situs bukan pada hiasan-hiasan dan pernak-pernik situs.

Animasi memang menarik. Gambar latar besar juga terlihat bagus. Tapi, sebelum menggunakannya tanyakan pada diri Anda “Apakah pemilik dan pengunjung situs membutuhkannya?” Untuk memahami fungsi dalam desain web, biasakan untuk rutin membaca artikel terkait usability dan user experience. Referensi yang bagus bisa Anda peroleh di Smashing Magazine dan useit.

4. Ikuti Struktur Desain Web Yang Sudah Baku

Mungkin Anda telah memperhatikan bahwa biasanya blog memiliki struktur dua kolom dengan sidebar di kanan dan logo di kiri atas. Layout ini digunakan banyak orang karena fakta sederhana, berhasil. Studi usabilitas menunjukkan bahwa pengunjung sudah terbiasa dengan sidebar di kanan dan isi blog di kiri. Pengunjung juga secara alami mengetahui bahwa sisi kiri atas berisi identitas situs yang jika diklik akan membawanya ke halaman depan. Jika Anda mendesain blog, maka kemungkinan besar layout inilah yang harus Anda gunakan.

Desain web telah berkembang pesat dan semua standar yang ada saat ini adalah hasil penelitian melelahkan para ahli. Jadi, jangan pernah menganggap layout desain dua kolom atau teks hitam di atas putih sebagai membosankan. Jangan ragu untuk menggunakannya hanya karena orang lain menggunakannya juga.

5. Perhatikan Trend Desain Web Saat Ini

Seperti jenis desain lainnya, desain web pun memiliki trendnya sendiri. Misalnya, trend saat ini adalah maraknya penggunaan tekstur secara lembut (subtle). Anda bisa memperoleh informasi trend yang ada saat ini dengan memperhatikan desain situs-situs terkemuka, situs portfolio desainer semacam dribbble, atau melalui desain populer di marketplace seperti themeforest.

6. Kuasai Software yang Digunakan

Satu hal yang perlu dipahami adalah Anda tidak harus menguasai semua aspek teknis dalam mendesain web. Bisa jadi seorang desainer web hanya pintar Photoshop tanpa bisa sedikitpun CSS atau sebaliknya. Kekurangan ini bisa ditangani dengan mencari partner lain yang memiliki skill berbeda dengan Anda.

Anda juga tidak perlu mempersoalkan software yang digunakan dalam mendesain. Sebagian desainer memilih Photoshop dan sebagian lagi memilih Fireworks. Silakan pilih software yang Anda suka dan kuasailah dengan sungguh-sungguh.

7. Pelajari Dasar-dasar Tipografi

Tipografi web adalah area detail yang sangat penting namun sering kali disepelekan. Tipografi memegang peran penting karena menjembatani pesan dari pemilik situs pada pengunjungnya.

Perhatikan pula bahwa tipografi dalam desain web berbeda dengan desain di medium lainnya. Teks di situs bisa muncul dalam browser berbeda dengan kombinasi font yang berbeda. Oleh karena itu, gunakanlah waktu Anda untuk mempelajari kombinasi font dan setting yang relatif berguna dalam semua kondisi.

8. Jangan Lupakan Whitespace

Whitespace adalah area kosong yang memberi ruang bernafas bagi pengunjung situs. Whitespace memberikan ruang bagi pengunjung untuk fokus pada area-area tertentu dan juga memberikan struktur yang logis pada tampilan situs. Tanpa whitespace, situs akan terlihat terlalu penuh dan membingungkan pengunjung.

 

PERANCANGAN WEB

Perancangan web (web design) adalah istilah umum yang digunakan untuk mencakup bagaimana isi web konten ditampilkan, (biasanya berupa hypertext atau hypermedia) yang dikirimkan ke pengguna akhir melalui World Wide Web, dengan menggunakan sebuah browser web atau perangkat lunak berbasis web. Tujuan dari web design adalah untuk membuat website—sekumpulan konten online termasuk dokumen dan aplikasi yang berada pada server web / server. Sebuah website dapat berupa sekumpulan teks, gambar, suara dan konten lainnya, serta dapat bersifat interaktif ataupun statis.

Elemen-elemen seperti teks, forms, images (GIFs, JPEGs, Portable Network Graphics) dan video dapat diletakkan di dalam halaman menggunakan tag-tag HTML/XHTML/XML. Browser terkadang juga memerlukan Plug-ins seperti Adobe Flash, QuickTime, Java, dan sebagainya untuk menampilkan beberapa media yang diletakkan di dalam halaman web menggunakan tag-tag HTML/XHTML.

Halaman web dan situs web dapat berupa halaman statis, atau dapat diprogram secara dinamis sehingga menghasilkan halaman web dengan konten atau tampilan visual yang diinginkan, tergantung pada berbagai faktor, seperti masukan dari pengguna akhir, masukan dari Webmaster, atau perubahan dalam lingkungan komputasi (seperti situs yang terkait dengan database yang telah diubah).

• Bahasa Mark-up (seperti HTML, XHTML dan XML)
• Gaya lembar bahasa (seperti CSS dan XSL)
• Client-side scripting (seperti JavaScript dan VBScript)
• Server-side scripting (seperti PHP dan ASP)
• Teknologi database (seperti MySQL dan PostgreSQL)
• Teknologi multimedia (seperti Flash dan Silverlight)

Perancang web atau desainer web (web designer) adalah orang yang memiliki keahlian menciptakan konten presentasi (biasanya hypertext atau hypermedia) yang dikirimkan ke pengguna-akhir melalui World Wide Web, menggunakan Web browser atau perangkat lunak Web-enabled lain seperti televisi internet, Microblogging, RSS, dan sebagainya.

Dengan berkembangnya spesialisasi dalam desain komunikasi dan bidang teknologi informasi, ada kecenderungan kuat untuk menarik garis yang jelas antara web design khusus untuk halaman web dan pengembangan web secara keseluruhan dari semua layanan berbasis web.

Layout atau tata letak (dalam bahasa indonesia) dibutuhkan untuk mengatur bagaimana isi sebuah kontent website. Jenis-jenis tata letak website antara lain:

• Fixed Layout
• Liquid Layout
• Responsive Layout

Kemajuan Teknologi Masa Depan

Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan, dan kenyamanan hidup manusia.

Penggunaan teknologi oleh manusia diawali dengan pengubahan sumber daya alam menjadi alat-alat sederhana. Penemuan prasejarah tentang kemampuan mengendalikan api telah menaikkan ketersediaan sumber-sumber pangan, sedangkan penciptaan roda telah membantu manusia dalam beperjalanan, dan mengendalikan lingkungan mereka. Perkembangan teknologi terbaru, termasuk di antaranya mesin cetak, telepon, dan Internet, telah memperkecil hambatan fisik terhadap komunikasi dan memungkinkan manusia untuk berinteraksi secara bebas dalam skala global. Tetapi, tidak semua teknologi digunakan untuk tujuan damai; pengembangan senjata penghancur yang semakin hebat telah berlangsung sepanjang sejarah, dari pentungan sampai senjata nuklir.

Teknologi telah memengaruhi masyarakat dan sekelilingnya dalam banyak cara. Di banyak kelompok masyarakat, teknologi telah membantu memperbaiki ekonomi (termasuk ekonomi global masa kini) dan telah memungkinkan bertambahnya kaum senggang. Banyak proses teknologi menghasilkan produk sampingan yang tidak dikehendaki, yang disebut pencemar, dan menguras sumber daya alam, merugikan, dan merusak Bumi dan lingkungannya. Berbagai macam penerapan teknologi telah memengaruhi nilai suatu masyarakat, dan teknologi baru seringkali mencuatkan pertanyaan-pertanyaan etika baru. Sebagai contoh, meluasnya gagasan tentang efisiensi dalam konteks produktivitas manusia, suatu istilah yang pada awalnynya hanya menyangku permesinan, contoh lainnya adalah tantangan norma-norma tradisional.

bahwa keadaan ini membahayakan lingkungan, dan mengucilkan manusia; penyokong paham-paham seperti transhumanisme dan tekno-progresivisme memandang proses teknologi yang berkelanjutan sebagai hal yang menguntungkan bagi masyarakat, dan kondisi manusia. Tentu saja, paling sedikit hingga saat ini, diyakini bahwa pengembangan teknologi hanya terbatas bagi umat manusia, tetapi kajian-kajian ilmiah terbaru mengisyaratkan bahwa primata lainnya, dan komunitas tertentu telah mengembangkan alat-alat sederhana, dan belajar untuk mewariskan pengetahuan mereka kepada keturunan mereka.

ILMU REKAYASA DAN TEKNOLOGI

Perbedaan antara ilmu, rekayasa, dan teknologi tidaklah selalu jelas. Ilmu adalah penyelidikan bernalar atau pengkajian fenomena, ditujukan untuk menemukan prinsip-prinsip yang melekat di antara unsur-unsur dunia fenomenal dengan membekerjakan teknik-teknik formal seperti metode ilmiah.^[13] Teknologi tidak mesti hasil ilmu semata-mata, oleh karena teknologi harus memenuhi persyaratan seperti utilitas, kebergunaan, dan keselamatan.

Rekayasa adalah proses berorientasi tujuan dari perancangan, dan pembuatan peralatan, dan sistem untuk mengeksploitasi fenomena alam dalam konteks praktis bagi manusia, seringkali (tetapi tidak selalu) menggunakan hasil-hasil, dan teknik-teknik dari ilmu. Pengembangan teknologi dapat dilukiskan pada banyak ranah pengetahuan, termasuk pengetahuan ilmiah, rekayasa, matematika, linguistika, dan sejarah, guna mencapai suatu hasil yang praktis.

Teknologi seringkali merupakan konsekuensi dari ilmu, dan rekayasa — meskipun teknologi sebagai kegiatan manusia seringkali justru mendahului kedua-dua ranah tersebut. Misalnya, ilmu dapat mengkaji aliran elektron di dalam penghantar listrik, dengan menggunakan peralatan, dan pengetahuan yang telah ada sebelumnya. Pengetahuan yang baru ditemukan ini kemudian dapat digunakan oleh para insinyur, dan teknisi untuk menciptakan peralatan, dan mesin-mesin baru, seperti semikonduktor, komputer, dan bentuk-bentuk teknologi tingkat lanjut lainnya. Dalam cara pandang seperti ini, para ilmuwan, dan rekayasawan kedua-duanya dapat dipandang sebagai "teknolog"; ketiga-tiga ranah ini seringkali dapat dipandang sebagai satu untuk tujuan penelitian, dan referensi.

Hubungan pasti antara ilmu, dan teknologi secara khusus telah diperdebatkan oleh para ilmuwan, sejarawan, dan pembuat kebijakan pada penghujung abad ke-20, sebagiannya karena debat dapat mengabarkan pembiayaan ilmu dasar, dan ilmu terapan. Dalam kebangkitan setelah Perang Dunia II, misalnya, di Amerika Serikat terdapat anggapan yang meluas bahwa teknologi hanyalah "ilmu terapan" dan untuk mendanai ilmu dasar adalah dengan cara menuai hasil-hasil teknologi pada waktunya. Artikulasi filsafat ini dapat ditemukan secara eksplisit di dalam risalah yang ditulis Vannevar Bush mengenai kebijakan ilmu pascaperang, Science—The Endless Frontier: "Produk-baru, industri baru, dan lebih banyak lapangan kerja memerlukan tambahan pengetahuan sinambung akan hukum-hukum alam... Pengetahuan baru yang esensial ini dapat diperoleh hanya melalui penelitian ilmiah dasar." Tetapi, pada akhir dasawarsa 1960-an, pandangan ini muncul dilatarbelakangi oleh serangan langsung, memimpin ke arah berbagai inisiatif untuk mendanai ilmu untuk tujuan tertentu (inisiatif-inisiatif ini ditolak oleh komunitas ilmiah). Isu tersebut masih diperdebatkan—meskipun sebagian besar analis menolak model bahwa teknologi hanyalah hasil dari penelitian ilmiah.

KEMAJUAN

Tak dapat dimungkiri jika kemajuan teknologi masa kini berkembang sangat pesat. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya inovasi-inovasi yang telah dibuat di dunia ini. Dari hingga yang sederhana, hingga yang menghebohkan dunia.

Sebenarnya Teknologi sudah ada sejak zaman dahulu, yaitu zaman romawi kuno. Perkembangan teknologi berkembang secara drastis, dan terus berevolusi hingga sekarang. Hingga menciptakan objek-objek, teknik yang dapat membantu manusia dalam pengerjaan sesuatu lebih efisien, dan cepat. Salah satunya adalah seperti yang ada di Indonesia, yaitu fenomena mobil esemka yang diciptakan beberapa sekolah di Solo. Telah membuat inovasi mobil Nasional untuk Indonesia. Selain itu juga, ada di Sidoarjo yang memproduksi kapal laut untuk kebutuhan melaut.

Dalam bentuk yang paling sederhana, kemajuan teknologi dihasilkan dari pengembangan cara-cara lama atau penemuan metode baru dalam menyelesaikan tugas-tugas tradisional seperti bercocok tanam, membuat baju, atau membangun rumah.

Ada tiga klasifikasi dasar dari kemajuan teknologi yaitu :

• Kemajuan teknologi yang bersifat netral (bahasa Inggris: neutral technological progress)
  Terjadi bila tingkat pengeluaran (output) lebih tinggi dicapai dengan kuantitas dan kombinasi faktor-faktor pemasukan (input) yang sama.
• Kemajuan teknologi yang hemat tenaga kerja (bahasa Inggris: labor-saving technological progress)
  Kemajuan teknologi yang terjadi sejak akhir abad kesembilan belas banyak ditandai oleh meningkatnya secara cepat teknologi yang hemat tenaga kerja dalam memproduksi sesuatu mulai dari kacang-kacangan sampai sepeda hingga jembatan.
• Kemajuan teknologi yang hemat modal (bahasa Inggris: capital-saving technological progress)
  Fenomena yang relatif langka. Hal ini terutama disebabkan karena hampir semua riset teknologi, dan ilmu pengetahuan di dunia dilakukan di negara-negara maju, yang lebih ditujukan untuk menghemat tenaga kerja, bukan modalnya.

Pengalaman di berbagai negara berkembang menunjukan bahwa adanya campur tangan langsung secara berlebihan, terutama berupa peraturan pemerintah yang terlampau ketat, dalam pasar teknologi asing justru menghambat arus teknologi asing ke negara-negara berkembang.

Kemajuan teknologi memang sangat penting untuk kehidupan manusia zaman sekarang. Karena teknologi adalah salah satu penunjang kemajuan manusia. Di banyak belahan masyarakat, teknologi telah membantu memperbaiki ekonomi, pangan, komputer, dan masih banyak lagi.

Di lain pihak suatu kebijaksanaan 'pintu yang lama sekali terbuka' terhadap arus teknologi asing, terutama dalam bentuk penanaman modal asing (PMA), justru menghambat kemandirian yang lebih besar dalam proses pengembangan kemampuan teknologi negara berkembang karena ketergantungan yang terlampau besar pada pihak investor asing, karena merekalah yang melakukan segala upaya teknologi yang sulit, dan rumit.

Ini menjadi bukti bahwa memang teknologi sudah menjadi kebutuhan, dan merata di setiap sektor kehidupan manusia. Terlebih setelah adanya penemuan komputer, dan laptop, yang sekarang hampir semua pekerjaan manusia memiliki hubungan dengan komputer ataupun laptop. Sehingga pantas jika komputer adalah penemuan yang paling mutakhir, dan yang paling berpengaruh pada kehidupan manusia.

DFD ( Data Flow Diagram )

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD sangat mirip dengan Flowchart.

DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem.

Notasi Objek DFD

1. Function: Berfungsi untuk merepresentasikan respon akan data yang masuk atau suatu kondisi tertentu.
2. File/Database (Data Store): Berfungsi untuk menyimpan data.
3. Input/Output (Agen Luar/ Entitas Luar): Suatu objek yang berinteraksi dengan sistem.
4. Flow: Menunjukkan alur hubungan antar objek.

Perbedaan DFD dengan Diagam Alur (Flowchart)

1. Proses pada DFD dapat dioperasikan secara bersamaan.
2. DFD menunjukkan aliran data pada sistem secara keseluruhan.
3. Proses pada DFD dapat dijalankan sesuai kondisi tertentu.

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didesain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu "dikembangkan" untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

instruksi kerja

Peraturan pemerintah mengharuskan perusahaan yang bekerja di industri tertentu mengendalikan dokumen mereka. Industri-industri ini meliputi akuntansi (misalnya, 8 EU Directive, Sarbanes-Oxley Act), keamanan pangan (misalnya, Keamanan Pangan Modernisasi Act), ISO (disebutkan di atas), manufaktur perangkat medis (FDA), pembuatan darah, sel-sel manusia, dan jaringan produk (FDA), Kesehatan (JCAHO), dan teknologi informasi (ITIL). [10] industri khusus juga diadakan untuk tingkat yang lebih tinggi dari kontrol dokumentasi, untuk tujuan privasi, garansi dan asuransi. Misalnya, dalam industri konstruksi, itu adalah umum bahwa dokumentasi proyek diadakan pada catatan dan dikendalikan secara memadai untuk periode garansi mulai rata-rata selama 5-10 tahun.

Dokumen yang disimpan dalam sistem manajemen dokumen - seperti prosedur, instruksi kerja, dan kebijakan pernyataan-memberikan bukti dokumen di bawah kontrol. Yang tidak memenuhi dapat menyebabkan denda, hilangnya bisnis, atau kerusakan reputasi bisnis.

Berikut ini adalah aspek penting dari pengendalian dokumen :

1. Meninjau dan menyetujui dokumen sebelum rilis 
2. Ulasan dan persetujuan
3. Memastikan perubahan dan revisi diidentifikasi dengan jelas 
4. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di mereka "tempat penggunaan"
5. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan diidentifikasi
6. Memastikan bahwa dokumen eksternal seperti dokumen pelanggan yang disediakan atau manual   pemasok diidentifikasi dan dikendalikan
7. Mencegah "tidak diinginkan" penggunaan dokumen usang

Pengarsipan Disgital DMS & ECM

"Pengarsipan Digital" beralih ke halaman ini. Untuk pengarsipan jangka panjang media digital, lihat preservasi digital.
Sebuah sistem manajemen dokumen (DMS) adalah sebuah sistem (berdasarkan program komputer dalam hal pengelolaan dokumen digital) yang digunakan untuk melacak, mengelola dan menyimpan dokumen dan mengurangi kertas. Sebagian mampu menjaga catatan dari berbagai versi dibuat dan dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda (pelacakan sejarah). Istilah ini memiliki beberapa tumpang tindih dengan konsep sistem manajemen konten. Hal ini sering dilihat sebagai komponen dari perusahaan manajemen konten (ECM) sistem dan terkait dengan manajemen digital aset, pencitraan dokumen, sistem alur kerja dan sistem manajemen catatan.

Dokumen sistem manajemen umum menyediakan penyimpanan, versi, metadata, keamanan, serta pengindeksan dan pengambilan kemampuan. Berikut ini adalah deskripsi dari komponen ini:

1. Metadata biasanya disimpan untuk setiap dokumen. Metadata mungkin, misalnya, termasuk tanggal dokumen akan disimpan dan identitas pengguna menyimpannya. DMS juga dapat mengekstrak metadata dari dokumen secara otomatis atau meminta pengguna untuk menambahkan metadata. Beberapa sistem juga menggunakan optical character recognition gambar dipindai, atau melakukan ekstraksi teks pada dokumen elektronik. teks diekstraksi yang dihasilkan dapat digunakan untuk membantu pengguna dalam menemukan dokumen dengan mengidentifikasi kata kunci mungkin atau menyediakan untuk kemampuan pencarian teks penuh, atau dapat digunakan sendiri. teks diekstraksi juga dapat disimpan sebagai komponen dari metadata, disimpan dengan gambar, atau secara terpisah sebagai sumber untuk mencari koleksi dokumen.
2. Setiap sistem manajemen dokumen mencoba untuk mengintegrasikan manajemen dokumen langsung ke aplikasi lain, sehingga pengguna dapat mengambil dokumen yang ada secara langsung dari sistem manajemen dokumen repositori, melakukan perubahan, dan menyimpan dokumen diubah kembali ke repositori sebagai versi baru, semua tanpa meninggalkan aplikasi. integrasi tersebut umumnya tersedia untuk suite kantor dan e-mail atau perangkat lunak kolaborasi / groupware. Integrasi sering menggunakan standar terbuka seperti ODMA, LDAP, WebDAV dan SOAP untuk memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak lain dan kepatuhan dengan kontrol internal.
3. Menangkap terutama melibatkan menerima dan memproses gambar dari dokumen kertas dari scanner atau printer multifungsi. optical character recognition (OCR) software sering digunakan, apakah terintegrasi ke dalam perangkat keras atau perangkat lunak yang berdiri sendiri, dalam rangka untuk mengkonversi gambar digital ke dalam mesin teks yang dapat dibaca. Optical mark recognition (OMR) software kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak nilai check-kotak atau gelembung. Capture mungkin juga melibatkan menerima dokumen elektronik dan file berbasis komputer lainnya.
4. Sistem pendaftaran validasi visual dan data penting. Misalnya. kegagalan dokumen, tanda tangan hilang, nama-nama yang salah eja, ini dapat dicetak pada kertas dokumen atau gambar di atas kertas.
5. Pengindeksan melacak dokumen elektronik. Pengindeksan mungkin sesederhana melacak pengidentifikasi dokumen yang unik; tetapi sering mengambil bentuk yang lebih kompleks, memberikan klasifikasi melalui 'metadata atau bahkan melalui indeks kata yang diambil dari dokumen' dokumen isinya. Pengindeksan ada terutama untuk mendukung pengambilan. Salah satu bidang yang sangat penting untuk pencarian cepat adalah penciptaan suatu topologi indeks.
6. Menyimpan dokumen elektronik. Penyimpanan dokumen sering mencakup pengelolaan dokumen-dokumen yang sama; di mana mereka disimpan, untuk berapa lama, migrasi dokumen dari satu media penyimpanan yang lain (manajemen penyimpanan hierarkis) dan penghancuran dokumen akhirnya.
7. Mengambil dokumen elektronik dari penyimpanan. Meskipun gagasan mengambil dokumen tertentu sederhana, pengambilan dalam konteks elektronik bisa sangat kompleks dan kuat. pengambilan sederhana dokumen individu dapat didukung dengan memungkinkan pengguna untuk menentukan identifier dokumen yang unik, dan memiliki sistem menggunakan indeks dasar (atau query non-diindeks di toko data) untuk mengambil dokumen. pengambilan lebih fleksibel memungkinkan pengguna untuk menentukan istilah pencarian parsial melibatkan identifier dokumen dan / atau bagian dari metadata yang diharapkan. Ini biasanya akan kembali daftar dokumen yang cocok dengan istilah pencarian pengguna. Beberapa sistem menyediakan kemampuan untuk menentukan ekspresi Boolean yang mengandung beberapa kata kunci atau contoh frase diharapkan ada dalam isi dokumen '. Pengambilan untuk jenis query dapat didukung oleh sebelumnya dibangun indeks, atau mungkin melakukan lebih banyak pencarian memakan waktu melalui isi dokumen 'untuk kembali daftar dokumen yang berpotensi relevan. Lihat juga Dokumen pengambilan.
8. Sebuah dokumen yang diterbitkan untuk distribusi harus dalam format yang tidak dapat dengan mudah diubah. Sebagai praktek yang umum di industri hukum diatur, salinan asli master dokumen yang biasanya tidak pernah digunakan untuk distribusi selain pengarsipan. Jika dokumen yang akan didistribusikan secara elektronik dalam lingkungan peraturan, maka peralatan tasking pekerjaan harus berkualitas didukung DAN divalidasi. Demikian pula kualitas didukung operator distribusi elektronik harus digunakan. Pendekatan ini berlaku untuk kedua sistem dimana dokumen tersebut menjadi antar-ditukar, jika integritas dokumen tersebut sangat laris.   
9. Keamanan dokumen penting dalam banyak aplikasi manajemen dokumen. persyaratan kepatuhan untuk dokumen-dokumen tertentu bisa sangat kompleks tergantung pada jenis dokumen. Misalnya, di Amerika Serikat, Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas Act (HIPAA) persyaratan mendikte bahwa dokumen medis memiliki persyaratan keamanan tertentu. Beberapa sistem manajemen dokumen memiliki modul manajemen hak yang memungkinkan administrator untuk memberikan akses ke dokumen berdasarkan jenis untuk orang tertentu saja atau kelompok orang. Dokumen menandai pada saat pencetakan atau PDF penciptaan merupakan elemen penting untuk mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak disengaja. 
10. Workflow merupakan proses yang kompleks dan beberapa sistem manajemen dokumen memiliki modul alur kerja built-in. Ada berbagai jenis alur kerja. Penggunaan tergantung pada lingkungan dimana sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) diterapkan. Pengguna alur kerja mengharuskan pengguna untuk melihat dokumen dan memutuskan siapa untuk mengirimkannya ke. alur kerja berbasis aturan memungkinkan administrator untuk membuat aturan yang mendikte aliran dokumen melalui organisasi: misalnya, faktur melewati proses persetujuan dan kemudian dialihkan ke departemen rekening-hutang. aturan dinamis memungkinkan untuk cabang yang akan dibuat dalam proses alur kerja. Contoh sederhana akan memasukkan jumlah faktur dan jika jumlahnya lebih rendah dari jumlah yang ditetapkan tertentu, maka rute yang berbeda melalui organisasi. mekanisme alur kerja canggih dapat memanipulasi konten atau sinyal proses eksternal sementara aturan ini berlaku.
11. Kolaborasi harus melekat dalam EDMS. Dalam bentuk dasarnya, kolaboratif EDMS harus memungkinkan dokumen yang akan diambil dan dikerjakan oleh pengguna yang berwenang. Akses harus diblokir untuk pengguna lain sementara pekerjaan yang sedang dilakukan pada dokumen. Bentuk lain maju kolaborasi tindakan secara real time, yang memungkinkan beberapa pengguna untuk melihat dan mengubah (atau markup) dokumen pada waktu yang sama. Dokumen yang dihasilkan bersifat komprehensif, termasuk semua pengguna tambahan. Kolaborasi dalam Sistem Manajemen Dokumen menyimpan berbagai markup oleh tiap individu selama sesi kolaborasi, memungkinkan sejarah dokumen yang akan dipantau.
12. Versi adalah suatu proses dimana dokumen diperiksa dalam atau keluar dari sistem manajemen dokumen, yang memungkinkan pengguna untuk mengambil versi sebelumnya dan untuk melanjutkan pekerjaan dari titik yang dipilih. Versi ini berguna untuk dokumen yang berubah dari waktu ke waktu dan memerlukan update, tapi mungkin perlu untuk kembali ke atau referensi salinan sebelumnya.
13. Mencari dokumen temuan dan folder menggunakan atribut template atau pencarian teks lengkap. Dokumen dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan isi dokumen.
14. Penerbitan dokumen melibatkan prosedur proofreading, rekan atau meninjau publik, otorisasi, pencetakan dan menyetujui dll langkah Mereka memastikan kehati-hatian dan pemikiran logis. Setiap penanganan yang ceroboh dapat mengakibatkan ketidakakuratan dokumen dan karena itu menyesatkan atau kesal penggunanya dan pembaca. Dalam industri hukum diatur, beberapa prosedur harus diselesaikan sebagaimana dibuktikan oleh tanda tangan mereka yang sesuai dan tanggal (s) di mana dokumen itu ditandatangani. Mengacu pada divisi ISO dari ICS 01.140.40 dan 35.240.30 untuk informasi lebih lanjut.
    Dokumen yang dipublikasikan harus dalam format yang tidak mudah diubah tanpa pengetahuan atau alat khusus, namun itu adalah read-only atau portabel.      
15. Reproduksi dokumen / gambar adalah kunci ketika berpikir tentang menerapkan sistem. Ini bagus untuk dapat menempatkan hal-hal dalam, tapi bagaimana Anda akan mendapatkan mereka keluar? Contoh dari hal ini adalah membangun rencana. Bagaimana rencana dipindai dan skala dipertahankan bila dicetak? 

ADMIN

Staff Administrasi

Tanggung Jawab :

Kelancaran dan keakuratan data penjualan dan data tagihan

Tugas-tugas berkaitan dengan :  

Data Penjualan 

1.       Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang sudah masuk dan yang belum agar memudahkan untuk menindaklanjuti kekurangannya. 
2.        Menginput data penjualan setiap hari dengan teliti benar dan tepat.
3.        Melakukan penagihan dan menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian. 
4.     Segera melaporkan masalah abnormal (misalnya gangguan teknis penginputan /komputer, keterlambatan data ) kepada Supervisor Adm.untuk ditindaklanjuti

Cek Hasil Input
 

1. Memeriksa ulang setiap data yang sudah di input agar tidak  terjadi kesalahan

2. Melakukan cross check dengan customers jika menemukan selisih antara harga jual di

faktur dengan data komputer.

3. Melakukan cross check 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik 

Laporan

1. Membuat laporan akhir bulan berbentuk faktur penjualan untuk diserahkan   kepada Supervisor Adm. setelah dicek dengan laporan tagihan dari masing-masing counter.

2. Merekap tagihan dari counter per periode.

3. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke tiap counter.

4. Membuat laporan penjualan dan tagihan customers dan pabrik

5. Merekap retur customers

6.Membantu Supervisor Adm. dalam mempersiapkan seluruh laporan yang

 berhubungan dengan penjualan ( seperti laporan penjualan barang konsinyasi, dll)

Administrasi dan Pengarsipan

1. Menyimpan arsip data penjualan yang sudah dan belum diproses dengan rapi dan

   sistematis sehingga memudahkan jika suatu saat akan diambil kembali.

2. Merekap kebutuhan ATK dan kebutuhan lain seperti Kantong Plastik,Polybag,kardus,    (brosur, POP)

3. Mengajukan kebutuhan ATK kepada Supervisor Admin untuk dicek dan meminta persetujuan dari Business Retail Section Chief.

 

Lain-lain

1.Mendistribusi surat –surat atau mengirimkan fax untuk counter baik yang diterima dari Business Retail atau Business Data Analys ( termasuk kenaikan harga , retur, dll. )

2.Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen auditor, pajak, dan accounting, untuk menyelesaikan setiap masalah yang ditemukan.

3.Mengajukan usul pengembangan metode kerja yang lebih baik dan efisien, kepada Supervisor Adm.

4.Menciptakan suasana kerja yang kondusif, saling membantu dan memotivasi serta mendukung pencapaian target kerja tim marketing sebagai satu kesatuan.