instruksi kerja

Peraturan pemerintah mengharuskan perusahaan yang bekerja di industri tertentu mengendalikan dokumen mereka. Industri-industri ini meliputi akuntansi (misalnya, 8 EU Directive, Sarbanes-Oxley Act), keamanan pangan (misalnya, Keamanan Pangan Modernisasi Act), ISO (disebutkan di atas), manufaktur perangkat medis (FDA), pembuatan darah, sel-sel manusia, dan jaringan produk (FDA), Kesehatan (JCAHO), dan teknologi informasi (ITIL). [10] industri khusus juga diadakan untuk tingkat yang lebih tinggi dari kontrol dokumentasi, untuk tujuan privasi, garansi dan asuransi. Misalnya, dalam industri konstruksi, itu adalah umum bahwa dokumentasi proyek diadakan pada catatan dan dikendalikan secara memadai untuk periode garansi mulai rata-rata selama 5-10 tahun.

Dokumen yang disimpan dalam sistem manajemen dokumen - seperti prosedur, instruksi kerja, dan kebijakan pernyataan-memberikan bukti dokumen di bawah kontrol. Yang tidak memenuhi dapat menyebabkan denda, hilangnya bisnis, atau kerusakan reputasi bisnis.

Berikut ini adalah aspek penting dari pengendalian dokumen :

1. Meninjau dan menyetujui dokumen sebelum rilis 
2. Ulasan dan persetujuan
3. Memastikan perubahan dan revisi diidentifikasi dengan jelas 
4. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di mereka "tempat penggunaan"
5. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan diidentifikasi
6. Memastikan bahwa dokumen eksternal seperti dokumen pelanggan yang disediakan atau manual   pemasok diidentifikasi dan dikendalikan
7. Mencegah "tidak diinginkan" penggunaan dokumen usang