Sebuah sistem manajemen dokumen (DMS) adalah sebuah sistem (berdasarkan program komputer dalam hal pengelolaan dokumen digital) yang digunakan untuk melacak, mengelola dan menyimpan dokumen dan mengurangi kertas. Sebagian mampu menjaga catatan dari berbagai versi dibuat dan dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda (pelacakan sejarah). Istilah ini memiliki beberapa tumpang tindih dengan konsep sistem manajemen konten. Hal ini sering dilihat sebagai komponen dari perusahaan manajemen konten (ECM) sistem dan terkait dengan manajemen digital aset, pencitraan dokumen, sistem alur kerja dan sistem manajemen catatan.
Dokumen sistem manajemen umum menyediakan penyimpanan, versi, metadata, keamanan, serta pengindeksan dan pengambilan kemampuan. Berikut ini adalah deskripsi dari komponen ini:
- Metadata biasanya disimpan untuk setiap dokumen. Metadata mungkin, misalnya, termasuk tanggal dokumen akan disimpan dan identitas pengguna menyimpannya. DMS juga dapat mengekstrak metadata dari dokumen secara otomatis atau meminta pengguna untuk menambahkan metadata. Beberapa sistem juga menggunakan optical character recognition gambar dipindai, atau melakukan ekstraksi teks pada dokumen elektronik. teks diekstraksi yang dihasilkan dapat digunakan untuk membantu pengguna dalam menemukan dokumen dengan mengidentifikasi kata kunci mungkin atau menyediakan untuk kemampuan pencarian teks penuh, atau dapat digunakan sendiri. teks diekstraksi juga dapat disimpan sebagai komponen dari metadata, disimpan dengan gambar, atau secara terpisah sebagai sumber untuk mencari koleksi dokumen.
- Setiap sistem manajemen dokumen mencoba untuk mengintegrasikan manajemen dokumen langsung ke aplikasi lain, sehingga pengguna dapat mengambil dokumen yang ada secara langsung dari sistem manajemen dokumen repositori, melakukan perubahan, dan menyimpan dokumen diubah kembali ke repositori sebagai versi baru, semua tanpa meninggalkan aplikasi. integrasi tersebut umumnya tersedia untuk suite kantor dan e-mail atau perangkat lunak kolaborasi / groupware. Integrasi sering menggunakan standar terbuka seperti ODMA, LDAP, WebDAV dan SOAP untuk memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak lain dan kepatuhan dengan kontrol internal.
- Menangkap terutama melibatkan menerima dan memproses gambar dari dokumen kertas dari scanner atau printer multifungsi. optical character recognition (OCR) software sering digunakan, apakah terintegrasi ke dalam perangkat keras atau perangkat lunak yang berdiri sendiri, dalam rangka untuk mengkonversi gambar digital ke dalam mesin teks yang dapat dibaca. Optical mark recognition (OMR) software kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak nilai check-kotak atau gelembung. Capture mungkin juga melibatkan menerima dokumen elektronik dan file berbasis komputer lainnya.
- Sistem pendaftaran validasi visual dan data penting. Misalnya. kegagalan dokumen, tanda tangan hilang, nama-nama yang salah eja, ini dapat dicetak pada kertas dokumen atau gambar di atas kertas.
- Pengindeksan melacak dokumen elektronik. Pengindeksan mungkin sesederhana melacak pengidentifikasi dokumen yang unik; tetapi sering mengambil bentuk yang lebih kompleks, memberikan klasifikasi melalui 'metadata atau bahkan melalui indeks kata yang diambil dari dokumen' dokumen isinya. Pengindeksan ada terutama untuk mendukung pengambilan. Salah satu bidang yang sangat penting untuk pencarian cepat adalah penciptaan suatu topologi indeks.
- Menyimpan dokumen elektronik. Penyimpanan dokumen sering mencakup pengelolaan dokumen-dokumen yang sama; di mana mereka disimpan, untuk berapa lama, migrasi dokumen dari satu media penyimpanan yang lain (manajemen penyimpanan hierarkis) dan penghancuran dokumen akhirnya.
- Mengambil dokumen elektronik dari penyimpanan. Meskipun gagasan mengambil dokumen tertentu sederhana, pengambilan dalam konteks elektronik bisa sangat kompleks dan kuat. pengambilan sederhana dokumen individu dapat didukung dengan memungkinkan pengguna untuk menentukan identifier dokumen yang unik, dan memiliki sistem menggunakan indeks dasar (atau query non-diindeks di toko data) untuk mengambil dokumen. pengambilan lebih fleksibel memungkinkan pengguna untuk menentukan istilah pencarian parsial melibatkan identifier dokumen dan / atau bagian dari metadata yang diharapkan. Ini biasanya akan kembali daftar dokumen yang cocok dengan istilah pencarian pengguna. Beberapa sistem menyediakan kemampuan untuk menentukan ekspresi Boolean yang mengandung beberapa kata kunci atau contoh frase diharapkan ada dalam isi dokumen '. Pengambilan untuk jenis query dapat didukung oleh sebelumnya dibangun indeks, atau mungkin melakukan lebih banyak pencarian memakan waktu melalui isi dokumen 'untuk kembali daftar dokumen yang berpotensi relevan. Lihat juga Dokumen pengambilan.
- Sebuah dokumen yang diterbitkan untuk distribusi harus dalam format yang tidak dapat dengan mudah diubah. Sebagai praktek yang umum di industri hukum diatur, salinan asli master dokumen yang biasanya tidak pernah digunakan untuk distribusi selain pengarsipan. Jika dokumen yang akan didistribusikan secara elektronik dalam lingkungan peraturan, maka peralatan tasking pekerjaan harus berkualitas didukung DAN divalidasi. Demikian pula kualitas didukung operator distribusi elektronik harus digunakan. Pendekatan ini berlaku untuk kedua sistem dimana dokumen tersebut menjadi antar-ditukar, jika integritas dokumen tersebut sangat laris.
- Keamanan dokumen penting dalam banyak aplikasi manajemen dokumen. persyaratan kepatuhan untuk dokumen-dokumen tertentu bisa sangat kompleks tergantung pada jenis dokumen. Misalnya, di Amerika Serikat, Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas Act (HIPAA) persyaratan mendikte bahwa dokumen medis memiliki persyaratan keamanan tertentu. Beberapa sistem manajemen dokumen memiliki modul manajemen hak yang memungkinkan administrator untuk memberikan akses ke dokumen berdasarkan jenis untuk orang tertentu saja atau kelompok orang. Dokumen menandai pada saat pencetakan atau PDF penciptaan merupakan elemen penting untuk mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak disengaja.
- Workflow merupakan proses yang kompleks dan beberapa sistem manajemen dokumen memiliki modul alur kerja built-in. Ada berbagai jenis alur kerja. Penggunaan tergantung pada lingkungan dimana sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) diterapkan. Pengguna alur kerja mengharuskan pengguna untuk melihat dokumen dan memutuskan siapa untuk mengirimkannya ke. alur kerja berbasis aturan memungkinkan administrator untuk membuat aturan yang mendikte aliran dokumen melalui organisasi: misalnya, faktur melewati proses persetujuan dan kemudian dialihkan ke departemen rekening-hutang. aturan dinamis memungkinkan untuk cabang yang akan dibuat dalam proses alur kerja. Contoh sederhana akan memasukkan jumlah faktur dan jika jumlahnya lebih rendah dari jumlah yang ditetapkan tertentu, maka rute yang berbeda melalui organisasi. mekanisme alur kerja canggih dapat memanipulasi konten atau sinyal proses eksternal sementara aturan ini berlaku.
- Kolaborasi harus melekat dalam EDMS. Dalam bentuk dasarnya, kolaboratif EDMS harus memungkinkan dokumen yang akan diambil dan dikerjakan oleh pengguna yang berwenang. Akses harus diblokir untuk pengguna lain sementara pekerjaan yang sedang dilakukan pada dokumen. Bentuk lain maju kolaborasi tindakan secara real time, yang memungkinkan beberapa pengguna untuk melihat dan mengubah (atau markup) dokumen pada waktu yang sama. Dokumen yang dihasilkan bersifat komprehensif, termasuk semua pengguna tambahan. Kolaborasi dalam Sistem Manajemen Dokumen menyimpan berbagai markup oleh tiap individu selama sesi kolaborasi, memungkinkan sejarah dokumen yang akan dipantau.
- Versi adalah suatu proses dimana dokumen diperiksa dalam atau keluar dari sistem manajemen dokumen, yang memungkinkan pengguna untuk mengambil versi sebelumnya dan untuk melanjutkan pekerjaan dari titik yang dipilih. Versi ini berguna untuk dokumen yang berubah dari waktu ke waktu dan memerlukan update, tapi mungkin perlu untuk kembali ke atau referensi salinan sebelumnya.
- Mencari dokumen temuan dan folder menggunakan atribut template atau pencarian teks lengkap. Dokumen dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan isi dokumen.
- Penerbitan dokumen melibatkan prosedur proofreading, rekan atau meninjau publik, otorisasi, pencetakan dan menyetujui dll langkah Mereka memastikan kehati-hatian dan pemikiran logis. Setiap penanganan yang ceroboh dapat mengakibatkan ketidakakuratan dokumen dan karena itu menyesatkan atau kesal penggunanya dan pembaca. Dalam industri hukum diatur, beberapa prosedur harus diselesaikan sebagaimana dibuktikan oleh tanda tangan mereka yang sesuai dan tanggal (s) di mana dokumen itu ditandatangani. Mengacu pada divisi ISO dari ICS 01.140.40 dan 35.240.30 untuk informasi lebih lanjut.
Dokumen yang dipublikasikan harus dalam format yang tidak mudah diubah tanpa pengetahuan atau alat khusus, namun itu adalah read-only atau portabel. - Reproduksi dokumen / gambar adalah kunci ketika berpikir tentang menerapkan sistem. Ini bagus untuk dapat menempatkan hal-hal dalam, tapi bagaimana Anda akan mendapatkan mereka keluar? Contoh dari hal ini adalah membangun rencana. Bagaimana rencana dipindai dan skala dipertahankan bila dicetak?
0 komentar:
Posting Komentar